接觸過招標代理行業(yè)的人員都清楚，開標會議的進行是需要提前做許多準備工作的，因為開標工作是否順利，直接影響著后續(xù)的評標定標能否有序開展，決定著項目采購能否順利完成。如何確保開標工作順利開展呢？開標前扎實的準備工作不可或缺。那么如何做好開標前的準備工作？ 今天就西北國際小編為大家介紹開標前的材料準備。

1.招標階段形成的文件材料

招標文件編制中形成的文件材料：采購人委托項目時所提交資料+采購機構(gòu)組織項目前所編制的采購方案和歸集的資料+編制招標文件時的分析論證資料+招標文件底稿及正式招標文件。

招標文件發(fā)售中形成的文件資料：招標公告信息發(fā)布資料+響應(yīng)招標項目的供應(yīng)商信息+供應(yīng)商響應(yīng)報名時提交的資格證明文件材料+對供應(yīng)商資格審查的書面記錄及相關(guān)資料+經(jīng)審查合格供應(yīng)商名單和不合格供應(yīng)商名單及理由說明和證明材料等。

“注意：有關(guān)招標文件的發(fā)售記錄，尤其是購買了招標文件的供應(yīng)商名單，要在一定范圍和一定時期內(nèi)相對保密，以防投標供應(yīng)商信息泄露。”

2.投標階段形成的文件材料

投標過程中，由于投標供應(yīng)商對招標文件的有關(guān)內(nèi)容有疑問而需要向代理機構(gòu)提出書面詢問，代理機構(gòu)要對詢問的有關(guān)內(nèi)容作出書面答復(fù)；投標供應(yīng)商要向代理機構(gòu)遞交投標文件、交納投標保證金，代理機構(gòu)要接收投標供應(yīng)商遞交的投標文件并出具簽收證明等，這些工作都需要有書面文字記載，這就形成了投標階段的文件材料。

“注意：有關(guān)投標供應(yīng)商遞交投標文件的資料、記錄等，應(yīng)在一定范圍和一定時期內(nèi)保密，尤其要對供應(yīng)商提交的投標文件妥善保管，以防泄露投標信息。”

3.開標所需材料

根據(jù)開標需要，這些書面、格式化的文件材料主要有：開標議程，開標會場紀律，監(jiān)督人員和工作人員以及參加開標的領(lǐng)導(dǎo)來賓及其他有關(guān)人員名單，開標儀式主持詞，工作人員職責及注意事項，投標人注意事項等。

如有領(lǐng)導(dǎo)參加并需講話的，還應(yīng)為出席會議并講話的領(lǐng)導(dǎo)草擬準備講話稿；如有監(jiān)督人員或者監(jiān)證人員參加，還應(yīng)提前為他們準備監(jiān)督或監(jiān)證時所使用的相關(guān)文件材料。

4.評標所需材料

根據(jù)評標需要，使用的文件材料主要有：招標文件，評標工作安排，評標程序，評標工作紀律，評標注意事項，評委會工作職責，評標辦法、評分標準、評分表格等，最主要的是評標辦法和評標標準、評標表，已經(jīng)載入了招標文件的，則不必另行準備。

有些地方、有些機構(gòu)還要求評委會成員在評標前要簽署廉政承諾書，如有必要，應(yīng)在開標前把承諾書格式準備齊備，在評標開始前提供給評委會。

5.定標所需材料

定標所需的文件材料主要是定標原則和定標依據(jù)，一般都已在招標文件中載明，但有些招標文件只是原則性規(guī)定，如有必要，應(yīng)在開標前細化。

代理機構(gòu)在評標結(jié)束后兩個工作日內(nèi)，應(yīng)將評標報告提交采購人，由采購人根據(jù)評標報告確定中標人，或者授權(quán)評委會或委托代理機構(gòu)根據(jù)評標報告直接確定中標人。不論采用哪種方式，都必須在開標前將定標所需文件材料準備齊全

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